Rapport sur la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  • Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
  • Rapport annuel au Parlement
  • Du 1 avril 2016 au 31 mars 2017

ISSN 2369-0658

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Rapport sur la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels


Table des matières

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Message du Président

Thomas Jarmyn

Au nom du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), je suis heureux de présenter le rapport annuel de 2016-2017 au Parlement sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cette Loi donne aux citoyens canadiens le droit d’accès et de corriger les renseignements personnels que le gouvernement du Canada détient à leur sujet. Elle protège également le droit à la vie privée des personnes, en assurant un contrôle strict de la façon dont le gouvernement recueille, utilise, communique et se défait de cette information. En 2016-2017, le Tribunal a continué de recevoir et de traiter des demandes officielles sous le régime de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour les personnes se prévalant de leurs droits prévus par cette loi.

Au cours de l’exercice, notre Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a reçu moins de demandes relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels comparativement à l’exercice précédent. Lorsque nous traitons ces demandes, notre but est de donner aux Canadiens des réponses exactes et complètes dans un délai raisonnable, conformément à la loi.

En 2016-2017, l’unité de l'AIPRP a continué d’exercer un leadership à l’égard des questions touchant la protection de la vie privée au Tribunal en évaluant les répercussions des nouvelles idées et initiatives. Par exemple, l’Unité a réalisé quatre évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée pour s’assurer que les projets satisfaisaient aux exigences fondamentales de protection des renseignements personnels. Le Tribunal a continué à publier des sommaires des demandes d’accès à l’information qu’il a traitées sur le portail du Gouvernement ouvert, afin de favoriser la transparence, la responsabilisation et la mobilisation des citoyens.

Nous avons continué de bâtir et de promouvoir une culture axée sur la protection de la vie privée au sein du Tribunal grâce à des améliorations opérationnelles, à des communications et à des activités de formation. Dans cette optique, nous avons rappelé aux employés comment éliminer correctement les renseignements protégés et mis en lumière la façon d’utiliser et de protéger adéquatement les renseignements personnels des anciens combattants dans le cadre de la deuxième édition du mois de la protection des renseignements personnels en mai, souligné chaque année. Je continue d’être satisfait de l’excellent travail que l’unité chargée des activités préalables à l’audience a accompli afin de prévenir les atteintes à la vie privée en repérant les documents relatifs au service qui auraient été mal classés par d’autres organisations: pour une deuxième année consécutive, aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au Tribunal.

En 2016-2017, le Tribunal a continué d’offrir aux demandeurs un mécanisme de recours indépendant pour les décisions concernant les pensions d’invalidité, les indemnités d’invalidité et les allocations aux anciens combattants. En s’acquittant de ce mandat, nous nous engageons à protéger les droits individuels en respectant la législation et en améliorant ses capacités dans le domaine de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

T. Jarmyn

Thomas W. Jarmyn
Président p.i.

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Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

NOTRE OBJECTIF

Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) est un tribunal indépendant, administratif, qui a été créé en 1995. Le Tribunal offre un programme d’appel pour les décisions relatives à des invalidités liées aux services rendus par Anciens Combattants Canada (ACC , le Ministère). Ce programme offre aux demandeurs deux niveaux de recours pour les décisions relatives aux prestations d’invalidité et le dernier niveau d’appel pour les demandes d’allocation aux anciens combattants.

Le Tribunal a pour objectif de veiller à ce que les anciens combattants traditionnels, les membres et vétérans des Forces armées canadiennes, les demandeurs de la Gendarmerie royale du Canada, certains civils admissibles ou leurs personnes à charge respectives touchent les prestations et les indemnités d’invalidité et autres avantages auxquels ils ont droit en vertu de la loi.

NOTRE TRAVAIL

Le Tribunal travaille de manière indépendante du Ministère afin d’assurer un processus d’appel équitable pour les demandeurs. Notre travail est régi par la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel). Nos services sont fournis par jusqu’à 25 membres permanents nommés par le gouverneur en conseil et, durant l’exercice financier 2016-2017, par environ 75 membres du personnel. Notre travail quotidien consiste à tenir des audiences dans tous les coins du Canada et à rendre des décisions écrites au nom des demandeurs. Les décisions du Tribunal sont rendues en fonction des éléments de preuve présentés et en vertu des lois régissant les prestations d’invalidité.

NOTRE PROGRAMME D'AUDIENCE

Le Tribunal offre deux niveaux de recours. Le demandeur peut d’abord participer à une audience de révision et s’il demeure insatisfait après cette audience, on peut procéder à la tenue d’une audience d’appel. Notre processus n’est pas accusatoire. Autrement dit, personne ne conteste les allégations du demandeur lors de son audience. Les demandeurs peuvent se prévaloir, gratuitement, de services de préparation de cas. En outre, ils peuvent se faire représenter à leur audience par le Bureau de services juridiques des pensions, une organisation unique composée d’avocats au sein d’ACC qui offre gratuitement des services de représentation, ou encore par des agents d’entraide à l’emploi d’une organisation d’anciens combattants. Arbitres indépendants, les membres du Tribunal ne sont pas liés par les décisions antérieures et ils peuvent les modifier au bénéfice des demandeurs s’il y a des éléments de preuve crédibles.

L’audience de révision est la seule et unique occasion pour les demandeurs de comparaître devant les décideurs pour présenter leurs témoignages. Nous tenons des audiences de révision dans divers endroits du Canada, ainsi que par vidéoconférence. Ces audiences donnent aux demandeurs l’occasion de présenter leurs témoignages oraux, d’introduire des témoins et de nouveaux renseignements, et de présenter des arguments à l’appui de leur cas. Si un demandeur n’est pas satisfait de sa décision de révision, il peut demander une audience d’appel. Quoique la législation ne permette pas la présentation de témoignages oraux lors de l’audience d’appel, cette audience offre une nouvelle possibilité pour le demandeur, par l’intermédiaire de son représentant, de soumettre de nouveaux renseignements et arguments à l’appui de son cas. En général, les audiences d’appel se tiennent à l’Administration centrale du Tribunal, située à Charlottetown, Île-du- Prince-Édouard.

NOTRE ENGAGEMENT

Le Tribunal s’engage à respecter les principes énumérés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, et ce, tout en offrant aux demandeurs un processus d’appel équitable et expéditif relativement aux décisions rendues à l’égard de demandes de prestations d’invalidité.

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INTRODUCTION

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des individus en ce qui concerne les renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale et donne aux individus le droit d’avoir accès à ces renseignements.

Cette Loi les protège également de la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels, en plus d’imposer des contrôles très stricts sur la façon dont le gouvernement peut faire la collecte, l’usage, l’entreposage et la divulgation des renseignements personnels, et sur la façon dont il peut en disposer.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que durant chaque exercice financier, chacun des responsables d’une institution fédérale doit établir pour présentation au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette Loi en ce qui concerne son institution.

MANDAT

Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) détient le pouvoir entier et exclusif de recevoir toutes les demandes de révision ou d’appel qui peuvent lui être soumises conformément à la Loi sur les pensions, à la Loi sur les mesures de réinsertion et d’indemnisation des militaires et vétérans des Forces canadiennes – Partie III, à la Loi sur les allocations aux anciens combattants, et à d’autres lois du Parlement, et d’en faire le traitement. Dans le cadre de ces lois, toutes les questions liées aux appels sont autorisées par la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel).

Le Tribunal rend également des décisions liées au service concernant les demandes de pension d’invalidité conformément à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada.

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COMMENT LE TACRA S'ACQUITTE DE SES RESPONSABILITÉS EN VERTU DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève de la directrice, services stratégiques et intégrés, qui agit au nom du président du Tribunal pour veiller à la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l’AIPRP comprend un coordonnateur, un coordonnateur adjoint, un agent principal de l’AIPRP et un agent de la coordination de l’AIPRP.

Le Tribunal a l’entière responsabilité de la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Voici les fonctions du Bureau du coordonnateur de l’AIPRP:

  • traiter les demandes de renseignements présentées sous le régime de la Loi sur la protection des renseignements personnels, conformément aux lois, aux règlements et aux politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);

  • dispenser aux gestionnaires et aux employés du TACRA des conseils et une orientation en ce qui a trait à l’interprétation et à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques et directives du SCT y afférentes;

  • élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices concernant l’administration de la Loi et des politiques et directives connexes du SCT;

  • compléter les évaluations (préliminaires et complètes) des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) au besoin;

  • coordonner le règlement des plaintes à l’encontre du TACRA déposées devant le commissaire à la protection de la vie privée, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;

  • promouvoir la sensibilisation afin d’assurer que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités et que le Tribunal s’acquitte de ses obligations en vertu de la Loi;

  • gérer les atteintes à la vie privée et informer le Commissariat à la protection de la vie privée et SCT de toute atteinte substantielle à la vie privée;

  • répondre aux questions parlementaires écrites concernant la protection des renseignements personnels;

  • revoir les contrats avec des tiers en se fondant sur les documents d’orientation du SCT;

  • préparer et afficher le chapitre d’Info Source (renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements) relatif au TACRA sur le site Web du TACRA, conformément à la directive du SCT sur la publication décentralisée; et

  • préparer le rapport annuel destiné au SCT et au Parlement, en ce qui concerne l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

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ORDONNANCE DE DÉLÉGATION DE POUVOIRS

Ordonnance de délégation de pouvoirs – Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont [il ou elle] est, en qualité de responsable du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), investi[e] par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Disposition Description Titre du (des) poste(s)
8(2)(j) Communication pour des travaux de recherche ou de statistique Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
8(2)(m) Communication dans l'intérêt public ou de l'individu Président
8(4) Copies des demandes faites en vertu de l'alinéa 8(2)e) Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
8(5) Avis de communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) Président
9(1) Relevé des cas d'usage Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
9(4) Usages compatibles Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
10 Fichiers de renseignements personnels Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
14(a) Notification de l'auteur de la demande Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
Agent de l'AIPRP
14(b) Communication du document Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
15 Prorogation du délai Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
Agent de l'AIPRP
17(2)(b) Version de la communication Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
Agent de l'AIPRP
17(3)(b) Communication sur support de substitution Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
Agent de l'AIPRP
18(2) Exception- Fichiers inconsultables - Autorisation de refuser Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
19 Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
20 Exception - Affaires fédéro-provinciales Directeur général
21 Exception- Affaires internationales et défense Directeur général
22 Exception- Enquêtes Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
22.3 Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles Directeur général
23 Exception- Enquêtes de sécurité Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
24 Exception- Individus condamnés pour une infraction Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
25 Exception- Sécurité des individus Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
26 Exception- Renseignements concernant un autre individu Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
27 Exception- Secret professionnel des avocats Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
28 Exception- Dossiers médicaux Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
31 Avis d'enquête Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
33(2) Droit de présenter des observations Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
35(1)(b) Avis des mesures pour la mise en œuvre des recommandations du Commissaire Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
35(4) Communication accordée au plaignant Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
36(3)(b) Avis des mesures pour la mise en œuvre des recommandations du Commissaire au sujet des fichiers inconsultables Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
51(2)(b) Règles spéciales pour les auditions Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
51(3) Présentation d’arguments en l’absence d’une partie Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
72(1) Rapport au Parlement Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
Délégation de pouvoirs en vertu du Règlement sur la protection des renseignements personnels
Disposition Description Titre du (des) poste(s)
9 Consultation sur place des renseignements personnels Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
Agent de l'AIPRP
11(2) Avis que les corrections voulues ont été apportées Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
Agent de l'AIPRP
11(4) Avis que les corrections voulues ont été refusées en tout ou en partie Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
Agent de l'AIPRP
13(1) Communication des renseignements personnels concernant l'état physique ou mental Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint
14 Consultation en présence d'un médecin ou d'un psychologue Coordonnateur de l’AIPRP
Coordonnateur adjoint

Daté, en la ville de Charlottetown, ce trente et un jour de mars, 2016.

T. Jarmyn

Thomas W. Jarmyn
Président par intérim, Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

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RAPPORT STATISTIQUE - INTERPRÉTATION

Le rapport statistique (Annexe 1) fournit un résumé statistique des demandes officielles reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui ont été traitées entre la période visée, soit du 1er avril 2016 au 31 mars 2017.

PARTIE 1 - DEMANDES EN VERTU DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Au cours de la période visée, le TACRA a reçu 31 demandes sous le régime de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Deux demandes étaient en suspens à la fin de la période de rapport précédente, ce qui porte le nombre total de demandes fermées durant la période visée à 33. Cela représente une baisse de 10 demandes achevées (-23 %) comparativement au total de 43 demandes à l’exercice précédent. Le tableau ci-dessous illustre le nombre de demandes relatives à la protection des renseignements personnels traités au cours des cinq derniers exercices.

Tableau 1 – Aperçu des demandes de communication de renseignements personnels au cours des cinq dernières exercices

Tableau 1 – Aperçu des demandes de communication de renseignements personnels au cours des cinq dernières exercices

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PARTIE 2 - DEMANDES FERMÉES PENDANT LA PÉRIODE D'ÉTABLISSEMENT DE RAPPORT

2.1 - DISPOSITION ET DÉLAI DE TRAITEMENT

Le tableau ci-après illustre la disposition des 33 demandes complétées en 2016-2017 et pour lesquelles l’information a été communiquée conformément aux dispositions de la loi.

Tableau 2 – Disposition des demandes fermées

Disposition des demandes fermées

De ces 33 demandes, 23 ont été complétées dans un délai de 15 jours, et 10 dans un délai de 16 à 30 jours.

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2.2 EXCEPTIONS

Prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels, une exception permet au responsable d’une institution ou à son représentant de refuser de communiquer des documents en réponse à une demande de communication de renseignements personnels.

Le tableau qui suit illustre le nombre de demandes en regard desquelles des exceptions particulières ont été invoquées :

Exceptions citées 2014-2015 2015-2016 2016-2017
Paragraphe 22(1 (b) enquêtes 0 0 1
Article 26 renseignements concernant un autre individu 16 18 13
Article 27 secret professionnel des avocats 0 0 2

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2.3 EXCLUSIONS

Conformément aux articles 69 et 70 de la loi, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence pour le public, aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada, renseignements personnels auxquels le public a accès ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Aucune exclusion n’a été citée au cours de la période de 2016-2017.

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2.4 - SUPPORT DES DOCUMENTS COMMUNIQUÉS

Lorsque des renseignements sont communiqués, l’auteur de la demande a le droit de demander que ceux-ci lui soient fournis sur le support de son choix. Au cours de la période visée, 11 demandes ont été transmises en totalité ou en partie sur support papier, 10 ont été transmises sur CD et six ont été transmises sur un autre support, soit l’enregistrement sonore.

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2.5 - COMPLEXITÉ

Au cours de la période visée par le rapport, le bureau de l’AIPRP a traité et communiqué 4 623 pages au total. Il s’agit d’une diminution de 3 091 pages traitées (-40%) comparativement au total de 7 714 pages traitées l’an dernier.

Exercice financier Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
2014-2015 5 163 5 163 29
2015-2016 7 714 7 714 32
2016-2017 4 656 4 623 28

Les autres complexités associées au traitement des demandes découlent du fait qu’un avis juridique a été demandé pour deux demandes et qu’il a fallu traiter des enregistrements sonores pour 20 demandes.

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2.6 - PRÉSOMPTIONS DE REFUS

Au cours de la période visée, le TACRA a respecté l’échéance prévue par la loi dans le traitement des demandes, donc il n’y a aucun retard à signaler.

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2.7 - TRADUCTION

En 2016-2017, le TACRA n’a reçu aucune demande de traduction.

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PARTIE 3 - COMMUNICATIONS EN VERTU DES PARAGRAPHES 8(2) et 8(5)

Au cours de la période visée, le TACRA n’a pas communiqué des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)e) ni 8(2)m). Par conséquent, le TACRA n’avait aucune exigence d’aviser le Commissaire à la protection de la vie privée en vertu du paragraphe 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.


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PARTIE 4 - DEMANDES DE CORRECTION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET MENTIONS

En 2016-2017, le TACRA n’a reçu aucune demande de correction ou de mention.


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PARTIE 5 - PROROGATIONS

La Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les institutions à proroger le délai initial de 30 jours dans certaines circonstances particulières prévues à l’article 15 de la Loi. Le TACRA n’a pas invoqué de prorogations en 2016-2017.


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PARTIE 6 - DEMANDES DE CONSULTATION REÇUES D'AUTRES INSTITUTIONS ET ORGANISATIONS

Le TACRA a reçu une demande de consultation d’une autre institution du gouvernement du Canada au cours de la période visée. Celle-ci comprenait huit pages à examiner. La recommandation a été la communication totale et la demande a été complétée dans un délai de deux jours. Il n’y avait pas de demandes de consultation d’autres organisations.


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PARTIE 7 - DÉLAIS DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE CONSULTATION SUR LES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS DU CABINET

En 2016-2017, le TACRA n’a eu aucune consultation relative aux documents confidentiels du Cabinet. Par conséquent, aucune demande de révision ou de recommandation n’a été présentée aux services juridiques ou au Bureau du Conseil privé concernant l’application de l’article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.


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PARTIE 8 - PLAINTES ET ENQUÊTES

Au cours de la période visée, le TACRA n’a reçu aucun avis en vertu de l’article 31, 33 ou 35 concernant les plaintes et enquêtes.


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PARTIE 9 - ÉVALUATIONS DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (ÉFVP)

Au cours de la période visée, le TACRA n’a terminé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.


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PARTIE 10 - RESSOURCES LIÉES À LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En 2016-2017, les dépenses engagées par le Tribunal à l’égard de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont totalisé 127 844 $. De ce montant, les salaires comptent pour 123 694 $ et les autres coûts administratifs (frais de biens et services et dépenses) ont totalisé 4 190 $. Au cours de la période visée, le TACRA a affecté 1.85 années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels.


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FORMATION

En 2016-2017, le bureau de l’AIPRP du TACRA a tenu une séance de formation sur l’AIPRP à l’intention de cinq nouveaux employés. Depuis la première année où elle a été offerte en 2013-2014, la formation sur l’AIPRP est devenue un élément clé de l’orientation de tous les nouveaux employés, qu’ils soient embauchés pour une période indéterminée ou déterminée ou à titre occasionnel. La séance de formation porte sur la façon d’utiliser et de protéger adéquatement les renseignements personnels, les mesures à prendre en cas d’atteinte à la vie privée, ainsi que les obligations des employés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

De plus, neuf employés ont participé à des séances d’information sur la sécurité qui donnaient un aperçu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES ET PROCÉDURES

Mai 2016 a marqué, pour une troisième année, le mois de la protection des renseignements personnels au Tribunal. Tout au long du mois, des affiches ont été placées bien en vue dans les locaux du Tribunal, des conseils ont été envoyés chaque semaine par courriel à tout le personnel, et des notes de service sur les sujets suivants ont été diffusées pour rappeler à l’ensemble des employés les pratiques exemplaires à suivre lorsqu’on traite de l’information :

  • La vie privée et protection des renseignements relatifs aux clients;
  • L’ABC des documents protégés;
  • Pratique de bureau dégagé;
  • Principe du besoin de savoir;
  • Disposition sécuritaire des renseignements protégés et classifiés.

Ces notes de service, affiches et conseils favorisent une culture axée sur la protection de la vie privée au Tribunal; ils permettent aux employés de toujours bien connaître leurs rôles et responsabilités lorsqu’ils doivent traiter, protéger et se débarrasser de l’information.

Le Tribunal continue à télécharger des sommaires des demandes d’accès à l’information qu’il a traitées sur le portail du Gouvernement ouvert, afin de contribuer à l’engagement du gouvernement en matière de transparence et de gouvernement ouvert.

Toutes les procédures relatives à l’AIPRP ont été mises à jour à la suite de l’entrée en vigueur de la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information du SCT qui est le 5 mai 2016. La Directive ordonne aux institutions de renoncer à tous les frais exigibles au titre de la Loi et du Règlement sur l'accès à l'information, à l’exception des frais de présentation et de communiquer l’information sur le support demandé par le demandeur.

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PLAINTES ET/OU ENQUÊTES

Le TACRA n’a été saisi d’aucune plainte pendant la période de rapport, et d'aucune enquête ou vérification n’a été conclue.

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SUIVI DU TEMPS REQUIS

Le Bureau de l’AIPRP du TACRA contrôle toutes les demandes de renseignements au moyen du logiciel Access Pro Case Management. Ce logiciel permet de faire la saisie et le suivi des demandes. L’agent de l’AIPRP surveille l’ensemble des demandes reçues au Bureau de l’AIPRP et présente un rapport de la situation chaque semaine au coordonnateur adjoint.

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ATTEINTES SUBSTANTIELLES À LA VIE PRIVÉE

Le Tribunal est heureux de souligner qu’il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée au cours de la période de 2016-2017. Cela peut être attribuable aux éléments clés suivants :

  • La mise en œuvre d’un processus d’examen par les pairs au sein de l’unité chargée de préparer les énoncés de cas pour les audiences du TACRA. Ce processus permet l’examen et le repérage des documents mal classés contenus dans un énoncé de cas;
  • La formation obligatoire sur l’AIPRP;
  • Le mois de la protection des renseignements personnels, souligné chaque année au TACRA.
  • Semaine de la sensibilisation aux atteintes à la vie privée.

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ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (ÉFVP)

Durant la période visée 2016-2017, le TACRA n’a terminé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Cependant, il a réalisé quatre évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée. Ces évaluations préliminaires ont permis au bureau responsable de l’AIPRP d’examiner les risques éventuels relatifs à la protection des renseignements personnels et de formuler des recommandations à leur sujet et sur la pertinence de mener une ÉFVP exhaustive. À la suite de l’une des évaluations, il a été recommandé de mener une ÉFVP exhaustive et elle est en voie d’être achevée. Elle sera soumise au CPVP et au SCT et sera intégrée au rapport annuel de l’exercice suivant.

Deux ÉFVP réalisées au cours des exercices précédents ont été examinées pour consulter l’état des recommandations formulées dans des rapports précédents; des mesures ont été prises pour atténuer davantage les risques relatifs à la protection des renseignements personnels.

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DIVULGATIONS FAITES EN VERTU DE L'ALINÉA 8(2)M)

Aucune divulgation n’a été faite en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période 2016-2017.

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ANNEXE 1 - RAPPORT STATISTIQUE SUR LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'établissement de rapport : 2016/04/01 au 2017/03/31

PARTIE 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 31
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 2
Total 33
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 33
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0


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PARTIE 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 13 1 0 0 0 0 0 14
Communication partielle 4 9 0 0 0 0 0 13
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 5 0 0 0 0 0 0 5
Demande abandonnée 1 0 0 0 0 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 23 10 0 0 0 0 0 33
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23 a) 0
19(1) a) 0 22(1) a)(ii) 0 23 b) 0
19(1) b) 0 22(1) a)(iii) 0 24 a) 0
19(1) c) 0 22(1) b) 1 24 b) 0
19(1) d) 0 22(1) c) 0 25 0
19(1) e) 0 22(2) 0 26 13
19(1) f) 0 22.1 0 27 2
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0    
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1) a) 0 70(1) 0 70(1) d) 0
69(1) b) 0 70(1) a) 0 70(1) e) 0
69.1 0 70(1) b) 0 70(1) f) 0
    70(1) c) 0 70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 6 2 6
Communication partielle 5 8 0
Total 11 10 6

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 1085 1085 14
Communication partielle 3571 3538 13
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 1
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 4656 4623 28

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500 pages
traitées
501 à 1000 pages
traitées
1001 à 5000
pages traitées
Plus de 5000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication
totale
10 48 3 501 1 536 0 0 0 0
Communication
partielle
3 154 10 3384 0 0 0 0 0 0
Exception
totale
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion
totale
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande
abandonnée
1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni
infirmée
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 14 202 13 3885 1 536 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements
entremêlés
Autres Total
Communication
totale
0 0 0 9 9
Communication partielle 0 2 0 11 13
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 2 0 20 22

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées
après le délai statutaire
Motif principal
Charge de
travail
Consultation
externe
Consultation
interne
Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de
retard
Nombre de demandes en
retard où le délai n'a pas
été prorogé
Nombre de demandes en
retard où le délai a été
prorogé
Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de
traduction
Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0


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PARTIE 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0


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PARTIE 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0


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PARTIE 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le
délai a été prorogé




15a)(i)
Entrave au fonctionnement



15a)(ii)
Consultation




15b)
Traduction ou
conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations



15 a)(i)
Entrave au
fonctionnement



15a)(ii)
Consultation




15b)
Traduction ou
conversion
Article 70 Autre
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0


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PARTIE 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres
institutions du
gouvernement
du Canada
Nombre de
pages à traiter
Autres
organisations
Nombre de
pages à traiter
Reçues pendant la période
d'établissement de rapport
1 8 0 0
En suspens à la fin de la période
d'établissement de rapport
précédente
0 0 0 0
Total 1 8 0 0
Fermées pendant la période
d'établissement de rapport
1 8 0 0
Reportées à la prochaine période
d'établissement de rapport
0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 1 0 0 0 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus
de 365
jours
Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0


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PARTIE 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1 000
pages traitées
De 1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
Nombre
de
demandes
Pages
communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0


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PARTIE 8 - Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours
judiciaire
Total
0 0 0 0 0


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PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d'ÉFVP terminées 0


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PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $123,694
Heures supplémentaires $0
Biens et services $4,190
   ■ Contrats de services professionnels $0  
   ■ Autres $4,190  
Total $127,884
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes
consacrées aux activités
liées à la protection des
renseignements
personnels
Employés à temps plein 1.85
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00
Étudiants 0.00
Total 1.85

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.



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Bureau du coordonnateur de l’AIPRP du TACRA
Case postale 9900
Charlottetown (Île-du-Prince-Édouard)
C1A 8V7

ATIP-AIPRP@vrab-tacra.gc.ca

Consultez notre site web à l’adresse suivante : www.vrab-tacra.gc.ca

Au Canada et aux État-Unis,
appeler sans frais au:
1-877-368-0859 (en français)
1-800-450-8006 (en anglais)
Dans tout autre pays, appeler à frais virés au:
0-902-566-8835 (en français)
0-902-566-8751 (en anglais)

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