Audit des contrôles de base du Tribunal des anciens combattants révision et appels) (TACRA)

Rapport d’audit

Décembre 2020

Bureau du contrôleur général

Audit des contrôles de base - version .pdf

À propos du Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) a été créé en 1995 à titre de tribunal administratif indépendant. Son mandat est énoncé dans la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel).

Le mandat et le rôle du TACRA sont les suivants :

  • Pouvoir entier et exclusif de recevoir toutes les demandes de révision et d’appel qui peuvent lui être soumises conformément à la Loi sur les pensions, à la Loi sur le bien-être des vétérans, à la Loi sur les allocations aux anciens combattants et auxautres lois du parlement.
  • Décisions concernant les demandes de pension d’invalidité liées au travail conformément à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada1.

Selon les plans ministériels du TACRA pour 2018-2019, 2019-2020 à 2020-2021, le TACRA avait :

  • des dépenses prévues d’environ 10,9 millions de dollars;
  • des ressources humaines prévues de 101 personnes2.

Anciens Combattants Canada (ACC) fournit des services internes à l’appui des activités du TACRA en vertu d’un protocole d’entente.

1 Voir le mandat et le rôle dans le Rapport des résultats ministériels 2018-2019 du TACRA
2 Voir les dépenses prévues dans les plans ministériels du TACRA pour 2018-2019, 2019-2020 et 2020-2021

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Audit des contrôles de base

Aperçu et objectif

La Loi sur la gestion des finances publiques désigne les administrateurs généraux comme administrateurs des comptes de leur ministère ou organisme. En tant qu’administrateurs des comptes, les administrateurs généraux ont la responsabilité de veiller à ce que les ressources de l’organisme soient organisées de manière à atteindre les objectifs ministériels, et ce, conformément aux politiques et aux procédures du gouvernement. L’audit des contrôles de base fournit aux administrateurs généraux une assurance3 que les contrôles de base pour la gestion financière sont efficaces au sein de leur organisme.

L’objectif du présent audit des contrôles de base est d’examiner et de déterminer si les principaux contrôles de la gestion financière au sein du TACRA ont pour résultat le respect des exigences et la réalisation des résultats attendus des lois s’y rapportant, des politiques et des directives du Conseil du Trésor.

3 Un audit vise à fournir une assurance raisonnable, mais pas absolue, de ses constatations et de ses conclusions.

Portée de l’audit des contrôles de base

La portée de l’audit des contrôles de base comprenait les opérations et les processus financiers réalisés par le TACRA ainsi que les fichiers que l’organisme avait au dossier. L’audit a porté sur un échantillon des opérations de l’exercice pour la période du 1er avril 2018 au 31 mars 2019 dans les secteurs de la passation de marchés, des cartes d’achat, de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, de l’accueil et des voyages. L’annexe du présent document contient une liste des lois, des politiques et des directives qui ont été incluses dans la portée de l’audit.

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission d’audit a été effectuée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Mike Milito, MBA, CIA, CRMA

Contrôleur général adjoint et dirigeant principal de l’audit
Secteur de l’audit interne, Bureau du contrôleur général

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Conclusion globale

Dans l’ensemble, l’audit a permis de constater que, d’après les opérations examinées, les principaux contrôles de la gestion financière étaient généralement conformes aux exigences des lois, des politiques et des directives applicables.

Le TACRA a établi une saine structure de gouvernance de la gestion financière afin d’assurer une gestion financière rigoureuse des ressources publiques. Dans l’ensemble, des contrôles efficaces ont été observés dans le secteur des voyages.

Des possibilités d’amélioration ont été observées en ce qui concerne la passation de marchés, les approbations, la documentation et la rapidité d’exécution.

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Aperçu des constatations de l’audit

Passation de marchés

En ce qui concerne la passation de marchés, il a été constaté que la justification des marchés non concurrentiels et l’analyse du meilleur rapport qualité-prix n’étaient pas toujours suffisamment documentées et corroborées. L’audit a également permis de constater ce qui suit : une opération indiquant le fractionnement possible d’un contrat; un cas où un contrat à fournisseur unique de plus de 25 000 $ a été émis lorsqu’une stratégie d’approvisionnement concurrentiel à long terme aurait pu être envisagée et des cas où des contrats de plus de 10 000 $ n’ont pas été divulgués de façon proactive.

Pourquoi est-ce important

De saines pratiques de passation de marchés sont importantes pour s’assurer qu’elles résistent à l’examen du public en matière de prudence et d’intégrité, qu’elles facilitent l’accès et encouragent la concurrence et l’équité au chapitre des dépenses des fonds publics et qu’elles procurent un meilleur rapport qualité-prix.

Approbations

En ce qui concerne la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers, les personnes à qui ont été délégué des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers ont, en règle générale, suivi la formation obligatoire avant d’exercer leurs pouvoirs. Toutefois, dans certains cas, les personnes ayant des pouvoirs délégués n’avaient pas toujours revalidé leurs connaissances au moins tous les cinq ans afin de conserver leurs pouvoirs délégués.

Il y avait quelques cas où l’engagement des dépenses et l’engagement des fonds n’était pas documenté ou n’était pas accordé par la personne détenant le pouvoir délégué pertinent dans les secteurs des cartes d’achat et des voyages.

Il y avait des cas où le pouvoir d’attestation n’a pas toujours été exercé par la personne détenant le pouvoir délégué pertinent dans les secteurs de l’accueil et des cartes d’achat.

Pourquoi est-ce important

Les approbations sont un contrôle clé permettant de s’assurer que les fonds sont disponibles et utilisés de façon prudente et que les opérations sont autorisées, complètes, exactes et valides. En outre, les contrôles dans la délégation sont importants pour assurer la transparence et la responsabilisation dans l’exercice des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et pour fournir l’assurance d’une saine gestion.

Documentation

La gestion des cartes d’achat a été effectuée par ACC au nom du TACRA, dans le cadre du protocole d’entente entre les deux ministères. Afin de confirmer que les contrôles sont en place, des pièces justificatives ont été demandées à ACC, telles que : l’approbation du gestionnaire du centre de fonds pour les employés qui ont obtenu une carte d’achat avec une limite de crédit prescrite, la reconnaissance des responsabilités par le détenteur de la carte et la justification de l’augmentation de la limite de la carte de crédit du détenteur de carte. ACC n’a pas été en mesure de fournir la documentation demandée pour 2 des 3 détenteurs de cartes d’achat examinés. Par conséquent, le critère relatif à l’attribution des cartes d’achat et à la reconnaissance des responsabilités par les détenteurs de cartes d’achat a été supprimé de la portée.

Dans un cas, le pouvoir d’attestation pour une dépense de carte d’achat n’était pas correctement corroboré par une preuve de l’exécution et du coût, et il y avait un manque de documentation au dossier.

Dans un cas, en ce qui concerne les frais d’accueil, il n’y avait pas de documentation qui confirmait que les moyens les plus économiques et les plus efficaces avaient été pris en compte.

Pourquoi est-ce important

Il est essentiel de conserver une documentation suffisante et appropriée pour appuyer les opérations et justifier les décisions prises afin de démontrer une diligence raisonnable et une saine gestion.

Rapidité d’exécution

Il y a eu plusieurs cas où l’engagement des dépenses, l’engagement des fonds et le pouvoir d’attestation n’ont pas été exercés rapidement dans les secteurs de l’accueil, des cartes d’achat et de la passation de marchés.

Pourquoi est-ce important

La rapidité d’exécution est importante dans le cadre du processus de paiement pour assurer l’efficacité et réduire au minimum les coûts associés aux retards de paiement.

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Recommandations

Recommandation 1

Dans le secteur la délégation, le TACRA devrait veiller à ce que :

  • Les personnes qui se voient accorder des pouvoirs de dépenses et des pouvoirs financiers délégués suivent la formation obligatoire et revalident leurs connaissances conformément aux exigences de la Directive.

Recommandation 2

Dans le secteur de la passation de marchés, le TACRA devrait veiller à ce que :

  • Une documentation suffisante soit conservée au dossier pour s’assurer que les dossiers des marchés non concurrentiels comportent une justification pour les marchés à fournisseur unique conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État, et qu’une analyse du meilleur rapport qualité-prix soit effectuée et documentée avant l’attribution des marchés.
  • Des contrôles soient en place pour réduire le risque de non-conformité à l’exigence de la politique sur le fractionnement des marchés au moyen d’une confirmation auprès d’Anciens Combattants Canada (ACC).
  • Les marchés, y compris les modifications, dont la valeur est supérieure à 10 000 $, soient toujours divulgués de manière proactive.

Recommandation 3

Dans le secteur des cartes d’achat, le TACRA devrait veiller à ce que :

  • Des contrôles soient en place, appliqués de façon uniforme et conformes à la Directive sur les paiements, annexe B.2.2 (Norme sur les paiements par carte d’achat) au moyen d’une confirmation auprès d’ACC.
  • Les engagements de fonds soient certifiés avant l’engagement des dépenses d’après la valeur prévue.
  • Le pouvoir d’attestation (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) soit exercé en temps opportun par une personne détenant le pouvoir délégué approprié.

Recommandation 4

Dans le secteur de l’accueil, le TACRA devrait veiller à ce que :

  • Le pouvoir d’attestation soit dûment documenté et exercé en temps opportun par une personne détenant le pouvoir délégué approprié.

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Réponse de la direction

Les constatations et les recommandations découlant de cet audit ont été présentées à la direction du TACRA.

La direction a accepté les constatations de l’audit dans le présent rapport et a élaboré un plan d’action pour donner suite aux recommandations.

Il est prévu que le plan d’action de la direction sera entièrement mis en œuvre d’ici le 2e trimestre de l’exercice 2021-2022.

Les résultats de l’audit et le plan d’action de la direction ont fait l’objet d’une discussion avec le président du TACRA et avec le Comité d’audit des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général assurera le suivi de la mise en œuvre du plan d’action de la direction.

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Annexe A : Lois, politiques et directives

Les lois, politiques et directives applicables suivantes ont été examinées dans le cadre de la portée de l’audit en fonction de l’applicabilité et de l’évaluation des risques effectuée à l’étape de planification.

Lois

  • Loi sur la gestion des finances publiques

Politiques

  • Politique sur les marchés
  • Politique sur la gestion financière
  • Politique sur la sécurité du gouvernement
  • Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement

Directives

  • Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales
  • Directive sur les paiements
  • Directive sur la gestion des dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements
  • Directive sur les voyages du Conseil national mixte
  • Règlement sur les marchés de l’État
  • Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés
  • Autorisations spéciales de voyager

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