2021-2022 Rapport sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

• Message du président
• Introduction
• Mandat
• Structure organisationnelle
• Ordonnance de délégation de pouvoirs
• Rendement en 2021-2022
  • Demandes d’accès officielles
  • Demandes d’accès à l’information informelles
• Prorogations
• Exceptions
• Exclusions
• Format des renseignements communiqués
• Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
• Plaintes, vérifications et enquêtes
• Répercussions des mesures prises en raison de la pandémie de COVID-19
• Suivi de la conformité
• Accès à l’information : droits et coûts de fonctionnement
• Annexe 1 – Délégation de pouvoirs
• Annexe 2 - Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
  • Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
  • Section 2 : Demandes informelles
  • Section 3 : Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande
  • Section 4 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports
  • Section 5 : Prorogations
  • Section 6 : Frais
  • Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
  • Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
  • Section 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion
  • Section 10 : Recours judiciaire
  • Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe 3 – Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
  • Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 5 : Numéro d'assurance social (NAS)
• Contactez-nous

Remarque : Les liens externes sont valides à la date de publication.

Au nom du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) (le TACRA ou le Tribunal), je suis heureux de présenter au Parlement le rapport annuel 2021-2022 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.

Cette loi donne aux citoyens canadiens le droit d’accéder aux documents détenus par le gouvernement du Canada. Elle existe pour protéger les droits individuels et pour promouvoir la responsabilisation et le dialogue entre les citoyens et leur gouvernement.

En 2021-2022, l’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal a connu une hausse marquée de la complexité des demandes reçues ainsi que du volume de renseignements extraits.

De plus, beaucoup de travail a été réalisé pour assurer de mettre à jour et de normaliser les processus d’AIPRP du Tribunal, ce qui a donné lieu à un processus plus efficace dans l’ensemble. Ce travail comprenait la participation à des activités du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ainsi qu’une analyse approfondie de nos processus et de la façon dont ils s’alignent sur les valeurs propres au Conseil du Trésor.

Je suis fier de l’Unité de l’AIPRP du Tribunal qui a réalisé ce travail tout en continuant à fonctionner à distance en raison de la pandémie de COVID-19.

Les principes de transparence, d’ouverture et d’accessibilité continuent de guider l’Unité de l’AIPRP du Tribunal. Nous demeurons engagés à protéger les droits individuels et à développer nos capacités en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée.

Sincèrement,

Christopher J. McNeil

Président

La Loi sur l’accès à l’information confère aux Canadiens et aux personnes présentes au Canada un droit général d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement et détenus par une institution fédérale, sous réserve de certaines conditions précises et limitées. Elle soutient le droit du public à consulter les renseignements du gouvernement et se veut un complément aux modalités existantes d’accès aux documents du gouvernement, sans pour autant les remplacer.

Selon l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable de chaque institution fédérale est tenu de préparer, chaque exercice, un rapport annuel sur l’application de la Loi à des fins de présentation au Parlement.

Le Tribunal des anciens combattants (révision et appel) détient le pouvoir entier et exclusif de recevoir toutes les demandes de révision ou d’appel qui peuvent lui être soumises conformément à la Loi sur les pensions, à la Loi sur le bien-être des vétérans – Partie III, à la Loi sur les allocations aux anciens combattants et à d’autres lois du Parlement, et d’en faire le traitement. En vertu de ces lois, toutes les questions liées aux appels sont autorisées par la Loi sur le Tribunal des anciens combattants (révision et appel).

Le Tribunal rend également des décisions concernant les demandes de pension d’invalidité liées au service présentées conformément à la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada et à la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada.

Les postes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) du Tribunal comprennent un coordonnateur adjoint, un coordonnateur et un agent principal de l’AIPRP. Le Tribunal a l’entière responsabilité de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. L’Unité de l’AIPRP relève de la directrice, Services stratégiques et intégrés, qui agit au nom du président du Tribunal pour veiller à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Voici les fonctions de l’Unité de l’AIPRP :

• traiter les demandes de renseignements présentées sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information conformément aux lois et aux règlements, ainsi qu’aux politiques, directives et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• dispenser aux gestionnaires et aux employés du TACRA des conseils et une orientation en ce qui a trait à l’interprétation et à l’application de la Loi sur l’accès à l’information et des politiques, des lignes directrices et des directives du SCT qui s’y rapportent;
• élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices concernant l’administration de la Loi et les politiques, directives et lignes directrices connexes du SCT;
• coordonner le règlement des plaintes à l’encontre du TACRA déposées devant le commissaire à l’information, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information;
• répondre aux consultations d’autres institutions gouvernementales concernant les demandes d’accès à l’information;
• promouvoir la sensibilisation afin d’assurer que les employés comprennent leurs rôles et responsabilités et que le Tribunal s’acquitte de ses obligations en vertu de la Loi;
• répondre aux questions posées par écrit par les parlementaires concernant l’accès à l’information;
• appuyer l’engagement du TACRA de faire preuve d’ouverture et de transparence en communiquant des renseignements de façon proactive, en diffusant de l’information de manière officieuse et en publiant des résumés des demandes d’accès à l’information traitées sur le portail du Gouvernement ouvert;
• examiner les contrats avec des tiers à la lumière des documents d’orientation du SCT;
• mettre à jour la page de Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du TACRA (connue auparavant sous le nom d’Info Source) sur le site Web du TACRA conformément à la directive du SCT;
• préparer le rapport annuel à l’intention du Parlement et le rapport statistique annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.

En septembre 2021, le président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) a délégué ses pouvoirs en application de la Loi. Une copie de l’instrument de délégation signé qui est entré en vigueur le 1^er septembre 2021 se trouve à l’annexe 1.

Demandes d’accès officielles

Le rapport statistique appuie la surveillance, la responsabilisation et la transparence en fournissant des données sur le rendement des programmes d’accès à l’information du gouvernement du Canada. Le résumé suivant donne un aperçu du rapport statistique annexe 2 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information pour la période allant du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022.

L’Unité de l’AIPRP du TACRA (« l’Unité ») avait la pleine capacité de recevoir des demandes d’accès à l’information (AI) par l’entremise du portail en ligne, par courriel, par télécopieur ou par la poste. L’Unité a reçu cinq demandes par l’entremise du portail en ligne de l’AIPRP.

Le nombre de demandes officielles d’AI a diminué de 50 %, passant de douze demandes en 2020-2021 à six demandes en 2021-2022.

Le graphique qui suit montre l’évolution, au cours des quatre dernières années, du nombre de demandes d’accès traitées par exercice.

Quatre des six demandes (67 %) ont fait l’objet d’une réponse dans le délai prévu par la Loi. Une des demandes a fait l’objet d’une « présomption de refus » en raison d’un manque de ressources. Le poste d’agent principal de l’AIPRP a été vacant pendant un mois au cours de l’exercice. La deuxième demande jugée en présomption de refus l’a été en raison d’un nombre plus élevé que prévu de documents récupérés par l’institution. Par conséquent, la durée de la prolongation dans la catégorie des 181-365 jours n’était pas suffisante.

L’année 2021-2022 a été une année exceptionnelle pour l’Unité de l’AIPRP du Tribunal. La combinaison du volume d’information, de la complexité et des ressrouces a été un facteur clé dans le temps nécessaire pour répondre aux demandes. Le nombre de pages traitées est passé de 1 823 en 2020-2021 à 82 862 en 2021-2022. Cela représente une augmentation de 4 445 %. Le nombre de pages communiquées est passé de 1 822 en 2020-2021 à 14 830 en 2021-2022. Cela représente une augmentation de 714 %.

Les graphiques qui suivent fournissent de l’information sur le nombre de demandes, le nombre de pages traitées et le nombre de pages communiquées au cours des quatre derniers exercices financiers.

En 2021-2022, l’Unité de l’AIPRP du TACRA a reçu cinq demandes. Une demande a été reportée de 2020-2021. Au total, six demandes ont été fermées. Aucune demande n’a été reportée à la prochaine période d’établissement de rapport.

Le graphique qui suit donne un aperçu des demandes d’AI au cours des cinq dernières exercices.

Trois demandes d’AI ont été divulguées en partie, ce qui indique que des parties de certains documents récupérés ont été retranchées. Chacune d’entre elles a été réalisée en 16 à 30 jours, 121 à 180 jours et 181 à 365 jours. Une demande a été transférée en 1 à 15 jours, et deux demandes ont été abandonnées en 1 à 15 jours.

Le graphique ci-dessous résume l’information sur le temps de traitement des demandes par type de disposition.

Demandes d’accès à l’information informelles

La Loi sur l’accès à l’information (LAI) exige que toutes les institutions du gouvernement du Canada affichent des résumés des demandes d’AI qu’ils traitent. Des personnes peuvent faire une demande informelle pour obtenir de l’information déjà divulguée en vertu de la LAI. Les demandes informelles ne relèvent pas directement de la LAI, aucuns frais n’y sont associés et il n’y a aucun délai à respecter.

L’Unité de l’AIPRP du TACRA n’a reçu aucune demande d’accès informelle en 2021-2022.

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet aux institutions de prolonger le délai initial de 30 jours prévu par la loi si la demande porte sur un grand nombre de documents et que l’observation du délai entraverait exagérément le fonctionnement du Tribunal, si des consultations sont nécessaires ou s’il y a lieu de notifier des tiers.

Le Tribunal a demandé de deux prorogations en 2021-2022 avec motifs 9 (1)(a) Interférence avec les opérations en raison du volume de pages récupérées pour les demandes.

Une demande a été reportée de l’année précédente. En raison du volume d’information récupérée, une prorogation de 121 à 180 jours a été appliquée à cette demande. L’Unité a répondu trois jours après la date limite fixée par la loi. Le principal facteur expliquant le non-respect du délai est le fait que le poste d’agent principal de l’AIPRP a été vacant pendant un mois.

Prévue par la Loi sur l’accès à l’information, une exception permet au responsable d’une institution ou à son représentant de refuser de communiquer des documents en réponse à une demande d’accès à l’information. Les exceptions doivent toujours avoir une portée limitée et être précises de nature.

L’Unité de l’AIPRP du Tribunal a appliqué des exceptions en vertu des articles suivants de la Loi (tableau de référence à l’annexe 2) :

• Le paragraphe 19 (1), qui protège les renseignements personnels des particuliers, a été appliqué dans trois demandes
• Le paragraphe 21 (1), qui protège des renseignements limités et précis concernant des conseils et des recommandations, a été appliqué dans une demande
• L’article 23, qui protège les documents contenant des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire, a été appliqué dans deux demandes

Les articles 68 et 69 de la LAI ainsi que les articles 69 et 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels comportent des exclusions. Conformément à ces articles, les lois ne s’appliquent pas aux documents suivants :

• les documents dont le contenu est publié ou les documents mis en vente dans le public;
• les documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d’exposition pour le public;
• les documents déposés à Bibliothèque et Archives du Canada, au Musée des beaux-arts du Canada, au Musée canadien des civilisations, au Musée canadien de la nature ou au Musée national des sciences et de la technologie par des personnes ou organisations extérieures aux institutions fédérales ou pour ces personnes ou organisations;
• les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, y compris :
  • les notes destinées à soumettre des propositions ou recommandations au Conseil;
  • les options stratégiques à soumettre à l’examen du Conseil dans le cadre de la prise de décision;
  • les ordres du jour du Conseil et les documents faisant état de communications ou de discussions entre ministres;
  • les documents d’information à l’usage des ministres sur des questions portées ou qu’il est prévu de porter devant le Conseil;
  • les avant-projets de loi ou projets de règlement.

Au cours de la période visée, le Tribunal n’a signalé aucune exclusion sous les articles 68 ou 69.

Toutes les réponses aux demandes d’accès à l’information en 2021-2022 ont été fournies au format électronique, y compris sur des CD et des clés USB.

Des consultations avec d’autres institutions gouvernementales ont lieu lorsque des documents provenant d’une autre institution sont récupérés en réponse à une demande d’AIPRP. Des consultations sont menées si la divulgation des renseignements d’une autre institution peut causer un préjudice à cette institution, à la conduite des affaires internationales, à une enquête, à la défense de notre pays ou à pour d’autres facteurs.

En 2021-2022, le TACRA a reçu quatre demandes de consultation d’une autre institution du gouvernement du Canada auxquelles il a répondu dans tous les cas dans les délais requis.

De nombreux changements sont en cours en matière d’AIPRP au sein du gouvernement du Canada. Un certain nombre d’initiatives sont en cours concernant le gouvernement ouvert, les stratégies de données, les normes numériques et les nouvelles solutions technologiques.

En 2021-2022, les activités de formation et de sensibilisation ont été interrompues afin de procéder à un examen complet de nos documents afin de les mettre à jour et de les harmoniser conformément aux normes et aux lignes directrices du SCT en cours d’élaboration.

En appui à l’engagement du gouvernement du Canada en matière de transparence, d’ouverture et d’accessibilité, le Tribunal continue d’afficher le résumé des demandes d’accès à l’information traitées dans open.canada.ca.

Le Tribunal continue de revoir et de mettre à jour ses procédures d’accès à l’information en fonction de l’évolution des directives du SCT. Nous nous sommes engagés à améliorer le traitement des demandes en soutenant la responsabilisation, la transparence et le droit du public à l’information.

Une personne a le droit de déposer une plainte auprès de la commissaire à l’information pour les motifs énoncés à l’article 30 de la Loi sur l’accès à l’information, qui se lit comme suit :

Réception des plaintes et enquêtes

1. Sous réserve des autres dispositions de la présente partie, le Commissaire à l’information reçoit les plaintes et fait enquête sur les plaintes :
   1.   déposées par des personnes qui se sont vu refuser la communication totale ou partielle d’un document qu’elles ont demandé en vertu de la présente partie;
   2.   déposées par des personnes qui considèrent comme excessif le montant réclamé en vertu de l’article 11;
   3.   déposées par des personnes qui ont demandé des documents dont les délais de communication ont été prorogés en vertu de l’article 9 et qui considèrent la prorogation comme abusive;
   4.   déposées par des personnes qui se sont vu refuser la traduction visée au paragraphe 12(2) ou qui considèrent comme contre-indiqué le délai de communication relatif à la traduction;
      1.   déposées par des personnes qui se sont vu refuser la communication des documents ou des parties en cause sur un support de substitution au titre du paragraphe 12(3) ou qui considèrent comme contre-indiqué le délai de communication relatif au transfert;
   5.   portant sur le répertoire ou le bulletin visés à l’article 5;
   6.   portant sur toute autre question relative à la demande ou à l’obtention de documents en vertu de la présente partie.

Au cours de la période visée, soit 2021-2022, l’Unité de l’AIPRP du TACRA n’a reçu aucune plainte et n’a pris part à aucune vérification ni enquête menée par le Commissariat à l’information.

Au cours de l’exercice 2021-2022, le TACRA a continué à munir ses employés et ses membres du matériel nécessaire pour travailler à distance. Le Tribunal était pleinement en mesure de recevoir les demandes d’accès à l’information et d’extraire les renseignements électroniques pertinents. Il a été possible se rendre sur les lieux de travail sur demande spéciale, en suivant des mesures strictes de protection contre la COVID-19, afin d’obtenir des documents papier et de préparer les colis pour la transmission et les envois postaux.

Pendant une brève période, le travail à distance a entraîné des retards de traitement en raison du manque de disponibilité d’une connexion Internet de haute qualité. Les services de Technologies de l’information ont mis en place une solution de contournement pour pallier ce problème.

Aucun changement majeur n’a été nécessaire pour assurer le maintien des services d’AIPRP.

L’Unité de l’AIPRP du TACRA enregistre toutes les demandes de renseignements au moyen d’un logiciel automatisé de saisie et de suivi des demandes, "Access Pro Case Management". L’agent principal de l’AIPRP surveille l’ensemble des demandes reçues à l’Unité de l’AIPRP. Cette personne présente chaque semaine un rapport de la situation au coordonnateur sur les éléments suivants :

• le nombre de demandes reçues;
• le nombre de pages traitées;
• le nombre de dossiers fermés;
• et si une consultation était nécessaire.

Deux nouveaux rapports mensuels, comprenant de nouveaux graphiques, ont été préparés. Ils sont maintenant fournis à la direction générale du Tribunal au début de chaque mois. Le premier rapport fait état de la charge de travail liée aux demandes d’AIPRP. Le second rapport présente les tendances par exercice sur une période de cinq ans.

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par l’institution.

Conformément aux modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le TACRA ne peut exiger qu’un droit de demande de 5 $, comme le prévoit l’alinéa 7(1)a) du Règlement sur l’accès à l’information. Conformément à l’article 11 de la Loi sur l’accès à l’information, les institutions peuvent dispenser la personne qui fait une demande du versement de ce droit si elles le jugent approprié.

formément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service, les frais exigés ont été :

• des frais de service de 5,00 $ pour trois demandes, soit un total de 15,00 $;
• des frais de service de 5,00 $ pour deux remboursements, soit un total de 10,00 $, effectués aux demandeurs. Leur intention était de faire une demande de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le coût des ressource liées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information comprend les salaires, les biens et services, les logiciels de suivi et de rapport sur les demandes ainsi que la formation du personnel de l’AIPRP. Le coût total du fonctionnement du programme pour 2021 2022 s’élève à 99 050 $.

Annexe 1 - 2021 Ordonnance de délégation – Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président du Tribunal des anciens combattants (révision et appel) délègue aux titulaires des postes mentionnés à l’annexe ci-après, ainsi qu’aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont [il ou elle] est, en qualité de responsable du Tribunal des anciens combattants (révision et appel), investi[e] par les dispositions des lois ou de ses règlements connexes mentionnées dans la présente annexe en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Daté, à la ville de Charlottetown, ce premier jour de septembre 2021.

Christopher J. McNeil

Président, Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

TBS/SCT 350-62

Nom de l’institution :
Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'établissement de rapport :
Du : 01-04-2020 au : 31-03-2021

Nom de l’institution :
Tribunal des anciens combattants (révision et appel)

Période d'établissement de rapport :
Du : 01-04-2020 au : 31-03-2021

La présente publication est accessible sur demande. Pour obtenir de plus amples renseignements ou des exemplaires supplémentaires, veuillez communiquer avec:

Unité du coordonnateur de l’AIPRP du TACRA